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CAPACITACION EN COSTOS Y GESTION

Mail, Mess... controlados cada vez más



Cuando lo necesitan, los empleadores todo lo saben. La tecnología lo permite y la ley es poco taxativa al respecto, por eso las empresas agudizan la fiscalización del correo electrónico, del messenger y de todo ingenio que, teóricamente, pudiese prestarse para filtrar información corporativa de carácter confidencial.

El computador es de la empresa y ésta paga por el servicio de internet, se puede argumentar para justificar una revisión de los mails de un empleado. El trabajador tiene derecho a mantener sus comunicaciones privadas a menos que la justicia diga otra cosa, argumentan en contra.

A continuación, contestamos en siete preguntas sobre el uso (y abuso) de los correos electrónicos y sobre los mecanismos de control de éstos.

1 ¿Cuáles son las disposiciones que regulan el uso de los mails corporativos?

La Constitución vigente. Ésta, siguiendo una fórmula que viene desde la Carta de 1833, establece como principio general la inviolabilidad de toda comunicación privada, pero señala que la ley puede establecer excepciones. Una excepción es una orden judicial dictada en el marco de una investigación criminal.

En Chile en los últimos años, la Dirección del Trabajo ha emitido ordenanzas al respecto. En 2002 dictaminó que el empleador puede regular el uso del mail corporativo, pero no acceder al contenido de lo comunicado.

2 ¿Qué excepciones existen a esta prohibición y cuándo se han usado?

El antecedente más llamativo al respecto es el que ofrecen la jueza Gloria Ana Chevesich y los funcionarios de Concesiones del Ministerio de Obras Públicas (MOP). En enero de 2005, la Tercera Sala Constitucional de la Corte Suprema dio luz verde a la ministra para revisar los correos de los funcionarios.

Claro que éste no es un caso estrictamente laboral, pues la revisión de los correos se dio en el contexto de una investigación judicial. Tal como advierte el abogado laboralista de PricewaterhouseCoopers, Andrés Fuentes, la posibilidad o no de que el empleador pueda auditar los correos de sus trabajadores va a depender, siempre, del contexto: "Si estamos frente a la comisión de un delito, obviamente hay un bien jurídico que prevalece por sobre el derecho a la privacidad".

3 ¿Cuántas empresas auditan los mails de sus empleados?

Los bancos, entre otras, suelen respaldar por meses los e-mails de sus ejecutivos.

Estudios en Estados Unidos y en Europa revelan que al menos el 95% de los empleados utiliza el mail corporativo para asuntos privados y que el 45% de las empresas se defiende auditando a los sospechosos.

4 ¿Cómo es en otros países la relación entre los mails corporativos y el control que de ellos puedan hacer las empresas?

En Estados Unidos el asunto es tema de debate desde los años ochenta. Un estudio del American Management Association determinó que dos tercios de los empleadores sí revisaban las comunicaciones por mail de sus trabajadores.

No hay una ley taxativa que prohíba ni permita esta fiscalización en ese país. Por eso, las empresas elaboran detalladas políticas sobre los derechos de revisión de los mails, para así evitar posteriores juicios por violación a la privacidad.

La relación entre la Electronic Communications Privacy Act de 1986 y otros cuerpos legales es materia de debate.

5 Para efectos legales, ¿revisar los mails de los empleados es lo mismo que revisar sus objetos personales?

Sí. Tal como advierte la abogada de Deloitte, Pamela Jamarne, los empleadores debieran operar con la misma lógica que prevalece para la revisión de los objetos personales de los trabajadores.

Al respecto, nada más esclarecedor que una ordenanza de 2000.

"No resulta jurídicamente procedente que la empresa Prosegur ante el evento de producirse una situación anómala de tipo delictivo, pueda exigir a su dotación de trabajadores someterse a la revisión corporal y de sus efectos personales, por cuanto dicha exigencia reviste un carácter investigatorio y prepolicial".

6 ¿Hay estudios sobre el abuso del mail y messenger por parte de empleados?

Sí. Independientemente de lo que dice la ley, lo cierto es que la inmensa mayoría de los empleados utilizan gran parte de su tiempo de oficina revisando y enviando mails y jugando con el chat.

Ya sea con fines personales o corporativos, el 54% de los empleados de África, Europa y Oriente Medio dedica dos horas diarias en responder los mensajes que tienen en la bandeja de entrada de su correo. Otro 15% dedica cuatro horas por jornada, según un estudio de Symantec.

7 ¿Cómo están hoy las empresas controlando y regulando el abuso de mails y messenger?

Ante la pérdida de tiempo laboral, muchas empresas en Chile y el extranajero han optado por cortar de raíz ciertos servicios de información como, por ejemplo, el messenger o restringir la entrada a algunas páginas de internet.

Otras compañías disponen de sofisticados mecanismos de control. Firmas de la talla de IBM y Procter & Gamble en Chile cuentan con un sistema de chat corporativo que permite mantener control permanente de las actividades de las personas.

Desde su propio escritorio, los gerentes de área, por ejemplo, pueden saber a qué hora se conectaron sus subordinados, en qué minuto no estuvieron disponibles, a qué hora se desconectaron para irse a casa.

Es más: a través de las denominadas pages blue, los superiores de IBM acceden desde su propio computador a la agenda de sus subordinados, independientemente del lugar del mundo donde se encuentren. De alguna forma, un ser virtual lleva registro de cada paso que dan los empleados de la firma. Y es más. El dispositivo está asociado al contexto, lo que permite saber, incluso, a qué páginas suelen conectarse los empleados. Vale decir, que hasta los intereses de cada uno pueden ser de público conocimiento.

PABLO OBREGÓN CASTRO
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