"Get things done", un método que propone el paraíso
David Allen es el padre de un método que, con ideas sencillas, propone ayudar a la gente a trabajar más, pero con menos esfuerzo. Algunas grandes compañías contrataron su asesoramiento y numerosos seguidores anónimos aseguran que les cambió la vida.
Dicen que los geeks (algo así como un nerd, pero extrovertido) se apasionaron con la idea y que algunas compañías ya lo implementaron con éxito. Dicen que es un culto a la productividad, una especie de secta. Que es un método de autogestión obsesivo, compulsivo. Otros dicen que les solucionó la vida. Se llama Get Things Done (GTD), es un sistema de productividad y su creador es David Allen. La promesa dorada detrás de esta batería de organización es trabajar con mayor eficiencia, obtener más tiempo libre y liberarse del estrés. En Estados Unidos su libro es un éxito y en castellano se editó bajo el título Organízate con eficacia. Aunque todavía la panacea ejecutiva de Allen no sacude a los emprendedores argentinos, su propuesta es accesible para quien tenga la voluntad de llevarlo a cabo, pues no requiere de la intervención de tecnología ni de inversiones.
El planteo es simple: cuando estamos sobrepasados de trabajo, la mente hace gastos inútiles en asuntos superfluos y eso va en desmedro de la productividad. Cuanto más tenemos que hacer, menos hacemos. La propuesta de Allen es dejar de perder el tiempo, definir prioridades, dejar de lado lo que nos distrae, enfocar la mente en lo importante y de ese modo aumentar la productividad. El proceso debe lograrse con tranquilidad y claridad de pensamiento, se trabaja con la seguridad de que los objetivos serán alcanzados y eso libera del estrés. La palabra clave: ejecución. La propuesta: plantear el tiempo como un desafío y aprovechar las oportunidades del "trabajo inteligente".
"El método de Allen se basa en el sentido común, pero parece que el sistema funciona", dice Federico Ast, editor de Materia Biz. "La propuesta de Allen llega en un momento en el que cada vez se debate más cómo combinar exitosamente el trabajo y la vida personal. En Estados Unidos hay mucha investigación al respecto, por ejemplo de la universidad de Harvard. Y Allen propone una forma de ordenar prioridades. Por ejemplo evitar hacer varias tareas a la vez, el multitasking no es bueno para la productividad. No es lo mismo estar ocupado que ser productivo. Recomienda concentrarse en cada tarea por separado. Y Allen encontró la vuelta para vender muy bien este concepto. Hizo una empresa impresionante".
Sí señores, aquí van algunos de sus clientes: BMW America, AstraZeneca, Deutsche Bank, Ford Foundation, Microsoft Corporation, Oracle, Novartis, Sony, entre otras firmas ilustres. Pero no sólo las grandes empresas pueden hacerse más productivas. También personas que trabajan en forma independiente pueden sacar provecho de las recomendaciones del GTD, de hecho en su sitio Allen ofrece servicios diferenciales para corporaciones y para "individuos en casa y en el trabajo". "Así seas un CEO, un estudiante o trabajes en tu casa, nosotros te daremos las claves para que enfoques tus energías sin dejar que las cosas se te vayan de las manos. Te mostraremos cómo crear un ambiente y mejores prácticas para trabajar en casa, para evitar el agotamiento y mantenerte relajado, fresco, concentrado y productivo".
Sabina Dosani decidió entregarse a una prueba y publicó su experiencia en The Guardian: "A fines del año pasado, tenía mucho que hacer y poco tiempo. No solamente lidiaba con dos maravillosos pero demandantes trabajos y había comenzado un negocio con mi esposo, también había decido escribir una novela, aprender a tocar el piano y competir en un triatlón. Pero para seguir adelante necesitaba hacer un cambio importante. Me compré tres etiquetadoras electrónicas, una para cada oficina y otra para casa, uniéndome a lo que David Allen iluminadamente llamó el culto de la gente etiquetadora". Dosani aprendió de Allen varios trucos: la regla de los dos minutos, por ejemplo. Dice nuestro gurú de la productividad que cualquier cosa que tome menos de dos minutos hay que hacerla ¡ya!, adherir a esta regla agrega seis meses a la vida de una persona, asegura. "Cuando estoy sobrepasada, ataco con varias acciones de dos minutos y en seguida recupero el control", asegura Dosani.
Otra lección: hacer accesible la información, es decir revisar el sistema de archivos de trabajo. Los archivos necesarios tienen que estar a un paso del escritorio. Crear un sistema de referencias de la A a la Z utilizando carpetas y etiquetas (otra vez), no por nada este es el culto a las etiquetas. Otro tip: evaluaciones regulares. Se sugiere que sean semanales, los viernes entre las doce y las dos de la tarde es un buen momento. Permite pensar las cosas que hay que hacer y agendarlas. Se recomienda escuchar música durante esta tarea.
A Sabina Dosani le sirvió. Revisó todos sus archivos, los ordenó. Se volvió más rápida, está menos agotada y rebosante de ideas. Además pierde menos tiempo contestando mails. Hay quienes prefieren adoptar organizadores electrónicos, otros se las arreglan con papel y lápiz.Eso es lo bieno del sistema, se adapta a todos los grados de dependencia y o independencia tecnológica.
La propuestas de Allen son, acaso, un poco obvias. Aquí va algo de su cosecha: "¿Tiene por algún rincón una linterna con las pilas gastadas? ¿cuándo se le ocurre a la mente recordarle que ha de comprar pilas? ¡cuando se percata de que las otras están agotadas! La mente no es muy brillante que digamos. Si su mente tuviera una inteligencia innata le recordaría que hay que comprar pilas cuando las viera en el supermercado. Y, además, cuando viera las del tamaño adecuado". Pero, como sea, el hombre se las arregló para generar una empresa fructífera y más aún generar un movimiento de gente decidida a volverse más productiva, menos estresada y con más tiempo libre ¿para trabajar más?, esperemos que no...
María Farber, Clarín.
Dicen que los geeks (algo así como un nerd, pero extrovertido) se apasionaron con la idea y que algunas compañías ya lo implementaron con éxito. Dicen que es un culto a la productividad, una especie de secta. Que es un método de autogestión obsesivo, compulsivo. Otros dicen que les solucionó la vida. Se llama Get Things Done (GTD), es un sistema de productividad y su creador es David Allen. La promesa dorada detrás de esta batería de organización es trabajar con mayor eficiencia, obtener más tiempo libre y liberarse del estrés. En Estados Unidos su libro es un éxito y en castellano se editó bajo el título Organízate con eficacia. Aunque todavía la panacea ejecutiva de Allen no sacude a los emprendedores argentinos, su propuesta es accesible para quien tenga la voluntad de llevarlo a cabo, pues no requiere de la intervención de tecnología ni de inversiones.
El planteo es simple: cuando estamos sobrepasados de trabajo, la mente hace gastos inútiles en asuntos superfluos y eso va en desmedro de la productividad. Cuanto más tenemos que hacer, menos hacemos. La propuesta de Allen es dejar de perder el tiempo, definir prioridades, dejar de lado lo que nos distrae, enfocar la mente en lo importante y de ese modo aumentar la productividad. El proceso debe lograrse con tranquilidad y claridad de pensamiento, se trabaja con la seguridad de que los objetivos serán alcanzados y eso libera del estrés. La palabra clave: ejecución. La propuesta: plantear el tiempo como un desafío y aprovechar las oportunidades del "trabajo inteligente".
"El método de Allen se basa en el sentido común, pero parece que el sistema funciona", dice Federico Ast, editor de Materia Biz. "La propuesta de Allen llega en un momento en el que cada vez se debate más cómo combinar exitosamente el trabajo y la vida personal. En Estados Unidos hay mucha investigación al respecto, por ejemplo de la universidad de Harvard. Y Allen propone una forma de ordenar prioridades. Por ejemplo evitar hacer varias tareas a la vez, el multitasking no es bueno para la productividad. No es lo mismo estar ocupado que ser productivo. Recomienda concentrarse en cada tarea por separado. Y Allen encontró la vuelta para vender muy bien este concepto. Hizo una empresa impresionante".
Sí señores, aquí van algunos de sus clientes: BMW America, AstraZeneca, Deutsche Bank, Ford Foundation, Microsoft Corporation, Oracle, Novartis, Sony, entre otras firmas ilustres. Pero no sólo las grandes empresas pueden hacerse más productivas. También personas que trabajan en forma independiente pueden sacar provecho de las recomendaciones del GTD, de hecho en su sitio Allen ofrece servicios diferenciales para corporaciones y para "individuos en casa y en el trabajo". "Así seas un CEO, un estudiante o trabajes en tu casa, nosotros te daremos las claves para que enfoques tus energías sin dejar que las cosas se te vayan de las manos. Te mostraremos cómo crear un ambiente y mejores prácticas para trabajar en casa, para evitar el agotamiento y mantenerte relajado, fresco, concentrado y productivo".
Sabina Dosani decidió entregarse a una prueba y publicó su experiencia en The Guardian: "A fines del año pasado, tenía mucho que hacer y poco tiempo. No solamente lidiaba con dos maravillosos pero demandantes trabajos y había comenzado un negocio con mi esposo, también había decido escribir una novela, aprender a tocar el piano y competir en un triatlón. Pero para seguir adelante necesitaba hacer un cambio importante. Me compré tres etiquetadoras electrónicas, una para cada oficina y otra para casa, uniéndome a lo que David Allen iluminadamente llamó el culto de la gente etiquetadora". Dosani aprendió de Allen varios trucos: la regla de los dos minutos, por ejemplo. Dice nuestro gurú de la productividad que cualquier cosa que tome menos de dos minutos hay que hacerla ¡ya!, adherir a esta regla agrega seis meses a la vida de una persona, asegura. "Cuando estoy sobrepasada, ataco con varias acciones de dos minutos y en seguida recupero el control", asegura Dosani.
Otra lección: hacer accesible la información, es decir revisar el sistema de archivos de trabajo. Los archivos necesarios tienen que estar a un paso del escritorio. Crear un sistema de referencias de la A a la Z utilizando carpetas y etiquetas (otra vez), no por nada este es el culto a las etiquetas. Otro tip: evaluaciones regulares. Se sugiere que sean semanales, los viernes entre las doce y las dos de la tarde es un buen momento. Permite pensar las cosas que hay que hacer y agendarlas. Se recomienda escuchar música durante esta tarea.
A Sabina Dosani le sirvió. Revisó todos sus archivos, los ordenó. Se volvió más rápida, está menos agotada y rebosante de ideas. Además pierde menos tiempo contestando mails. Hay quienes prefieren adoptar organizadores electrónicos, otros se las arreglan con papel y lápiz.Eso es lo bieno del sistema, se adapta a todos los grados de dependencia y o independencia tecnológica.
La propuestas de Allen son, acaso, un poco obvias. Aquí va algo de su cosecha: "¿Tiene por algún rincón una linterna con las pilas gastadas? ¿cuándo se le ocurre a la mente recordarle que ha de comprar pilas? ¡cuando se percata de que las otras están agotadas! La mente no es muy brillante que digamos. Si su mente tuviera una inteligencia innata le recordaría que hay que comprar pilas cuando las viera en el supermercado. Y, además, cuando viera las del tamaño adecuado". Pero, como sea, el hombre se las arregló para generar una empresa fructífera y más aún generar un movimiento de gente decidida a volverse más productiva, menos estresada y con más tiempo libre ¿para trabajar más?, esperemos que no...
María Farber, Clarín.
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