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CAPACITACION EN COSTOS Y GESTION

Una receta para la máxima productividad: viernes sin emails en la empresa

El email es una fantástica herramienta de productividad. Paradójicamente, algunas empresas se han dado cuenta de que limitar su uso puede tener grandes ventajas.

A esta altura, resulta una obviedad decir que Internet y el email revolucionaron las operaciones de las empresas e impulsaron la eficiencia hasta niveles insospechados. Sin embargo, algunos creen que la revolución, paradójicamente, se pasó de revoluciones y que la adicción al email está teniendo efecto nefastos sobre la productividad.

Scott Docker, CEO de una compañía de telecomunicaciones, lo descubrió cuando un día le envió un email a su asistente que estaba a dos metros de él. Si sus empleados perdían medio minuto en escribir un mensaje para comunicar algo que podrían haber dicho en 10 segundos, algo estaba mal. Así, se le ocurrió implementar la práctica de "no e-mail Fridays".

Ahora, todos los viernes, cuando alguien debe comunicar algo a un colega, la consigna es verlo personalmente o llamarlo por teléfono.

Al principio, la medida fue difícil de digerir (principalmente, por los más jóvenes). Sin embargo, a los pocos meses, comenzó a rendir frutos: los problemas se resolvían más velozmente y mejoraba el trabajo en equipo.

Según un artículo de BusinessWeek, Scott Docker no está solo en la nueva tendencia. En tiempos en que el Blackberry se convierte en un arma ejecutiva indispensable, algunas empresas están desincentivando la avalancha de emails para evitar el empobrecimiento de la comunicación interna.

Según Justin Kruger, de la Stern School of Business (NYU), en el 50 por ciento de los emails laborales somos incapaces de percibir la real intención del autor. Rara vez somos capaces de discernir las ironías. Así, los mensajes suelen ser malinterpretados.

Por eso, algunas empresas prohíben lanzar cualquier tipo de crítica vía email. La experiencia les ha demostrado que, en ausencia de lenguaje corporal y de un feed back inmediato, el mensaje suele tomarse de la peor manera y enrarecer el clima laboral.

En otras ocasiones, un nimio error de tipeo puede trastocar por completo el sentido del mensaje. En efecto, no es lo mismo que su jefe le escriba "Nos vamos a la reunión" que "No vamos a la reunión".

Para evitar estas confusiones, el CEO de ComPsych ordenó enviar emails sólo en casos en que la comunicación escrita sea fundamental y no existan riesgos de malinterpretación. Por ejemplo, para enviar documentos adjuntos. En otros casos, se recomienda utilizar la comunicación cara a cara o el teléfono.

En definitiva, en estos tiempos ultra tecnológicos, algunas empresas están decidiendo una vuelta a las raíces. El gurú de la inteligencia emocional Daniel Goleman dijo que los negocios de la era de Internet están subestimando la dimensión social de la comunicación. Eso es, precisamente, lo que se intenta recuperar.

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