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CAPACITACION EN COSTOS Y GESTION

Aprendiendo a usar Office 2007 en la oficina

La actualización del software más habitual en las empresas exigirá programas de reentrenamiento para empleados. Microsoft Corp. está recibiendo elogios por el radical rediseño de su paquete de programas Office, entre los que se encuentran Word, Excel y Outlook. El problema ahora para las empresas es aprender a usarlo.

No es una tarea desdeñable. Disponible para las empresas desde finales de 2006, la nueva versión, llamada Office 2007, ha renovado completamente la “interfaz del usuario”, es decir, las pantallas, los íconos y otros elementos gráficos usados para controlar el software.

Desde mediados de los años 90, Microsoft ha producido actualizaciones de Office cada pocos años, anunciadas a bombo y platillo. Con frecuencia, las nuevas funciones y mejoras eran tan imperceptibles que las empresas tenían pocas razones para cambiar. Aquellas que sí actualizaban tenían una transición relativamente fácil: los empleados estaban tan familiarizados con la manera de funcionar del producto que una nueva versión requería muy poca capacitación si es que necesitaba alguna.

Pero los cambios del Office 2007 son distintos. Compañías grandes y pequeñas con versiones iniciales del Office 2007 están estudiando cómo enseñarles a millones de trabajadores cómo usar una herramienta que todos los días procesa los informes, calcula las finanzas y muestra los planes de ventas de miles de firmas de todo el mundo. La primera conclusión parece ser una combinación de entrenamiento —en Internet y en persona— por el que muchos nunca tuvieron que pasar anteriormente.

En el pasado, TRW Automotive Holdings LLC, una proveedora estadounidense de autopartes, instalaba poco a poco las versiones nuevas de Office en sus computadoras corporativas y sus empleados se adaptaban, dice Joe Drouin, director general de información de TRW. “Esta será una decisión mucho más deliberada”, dice acerca del Office 2007. “Llevará mucha más planificación y definitivamente cierta consideración sobre la capacitación”.

Las palabras de Drouin recuerdan a las de ejecutivos de otras compañías: la mayoría de ellos migra gradualmente hacia el nuevo software a medida que lo van probando en sus compañías.

Forrester Research estima que el grueso de las empresas cambiará a Office 2007 en los próximos tres a cinco años.

Mientras tanto, las compañías buscarán maneras de ayudar a los empleados a atravesar el cambio, con nuevos programas de capacitación en Internet, cursos en la empresa y especialistas independientes.

En una encuesta sobre grandes empresas, la consultora estadounidense Forrester Research descubrió que en promedio la mayoría prevé dar a sus empleados entre dos y tres horas de capacitación formal en Office 2007 seguida por un período de descenso de la productividad mientras se acostumbran al producto. Esta caída de la productividad podría durar entre dos y cuatro semanas, según Kyle McNabb, analista de Forrester.

La puesta a punto de Office afecta la manera en la que un usuario de computadoras personales cumple funciones en Word, Excel y PowerPoint. Los cambios, todos hechos con vistas a facilitar el uso de Office, eliminan los menús desplegables como los de “Archivo” y “Edición” así como varias funciones familiares para los 500 millones de usuarios actuales de Office.

Por su parte, Microsoft afirma que rediseñó la interfaz para que la disposición de los controles fuera más lógica y sea más fácil encontrar funciones que en el pasado estaban escondidas. Uno de estos cambios se llama “Ribbon”, un tablero de íconos sobre los que se puede pulsar para guardar, corregir y todos los controles importantes del programa.

Ratón quieto Microsoft dice que los cambios significan que el usuario promedio de Office tendrá que mover el ratón para hacer clic un 60% menos que con la versión anterior.

Por ejemplo, para volver a establecer los márgenes en un documento de Word eran necesarios 14 clics. Ahora puede hacerse con tres, dice Chris Capossela, vicepresidente de Microsoft.

Para las compañías que quieren que los empleados hagan cursos en Internet, Microsoft cuenta con varios cursos de capacitación en la Web diseñados para el Office 2007. Cuando un usuario de Office 2007 pulsa en las funciones de ayuda, es automáticamente dirigido a Office Online, un sitio Web con guías interactivas y videos animados. Como la versión corporativa de Office 2007 salió a la venta el 30 de noviembre de 2006, 150.000 personas han usado las guías interactivas y unas 50.000 han visto los videos, dijo Capossela.

Conseguir que a una empresa le gusten los cambios es una tarea importante para Microsoft, que depende de Office como su segunda mayor generadora de ganancias e ingresos. “No necesito decir que este es un cambio radical para nosotros”, explicó Capossela.

POR ROBERT A. GUTH - THE WALL STREET JOURNAL
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2 comentarios

Jordan 11 -

Time cures sorrows and squabbles because we all change, and are no longer the same persons. Neither the offender nor the offended is the same.

Lourdes Pérez Mondragón -

Buenos días:

Ando buscando una empresa que nos pueda brindar cursos de capacitación de Office 2007 para un promedio de 50 empleados.

Agradeceré puedan ponerse en contacto conmigo para detallar un poco más.

Gracias,
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