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CAPACITACION EN COSTOS Y GESTION

Los equipos virtuales pueden ser enormes oportunidades (o grandes peligros)

Buenos Aires, Londres, Bombay y Beijing... Los equipos virtuales pueden ser maravillas de eficiencia que conectan trabajadores a miles de kilómetros de distancia. Pero, mal construidos, pueden terminar en el desastre.

Un equipo virtual es un grupo de trabajo real. Las personas son reales y el trabajo es real. La palabra virtual hace referencia a un espacio de trabajo que, la mayor parte del tiempo, se crea a través de una comunicación que no es cara a cara sino por correo electrónico, mensajes de voz, teléfono, soporte informático del grupo o videoconferencia.

La mayoría de estos equipos incorporan algún nivel de interacción personal. Muchos celebran conjuntamente una primera reunión general para luego reunirse sólo en momentos clave durante el desarrollo de un proyecto.

En nuestro tiempo, los equipos virtuales han permitido que las corporaciones ofrezcan servicios a nivel global. Gracias a ellos, una compañía puede permanecer abierta las 24 horas del día, y responder a las demandas de un cliente al cabo de unas horas. A menudo, son más dinámicos y fluidos que aquellos que comparten el mismo espacio físico.

Sin embargo, para obtener un máximo rendimiento de los equipos virtuales, es necesario tener en cuenta una serie de desafíos específicos que provienen de la diversidad de sus integrantes y del hecho que los miembros no estén físicamente juntos (e incluso tal vez no se encuentren en la misma zona horaria).

Su entorno inmediato y otros compromisos pueden exigir su atención. Sus prioridades personales son muy distintas. Y aún así han de compartir el espacio, y a menudo, el tiempo para formar un equipo.

Por lo tanto, si trabaja con un equipo virtual de ámbito mundial tal vez le resulte útil realizar un análisis cultural.

¿Qué piensan los miembros del equipo de las condiciones laborales, la autoridad y la delegación, los modelos de comunicación (especialmente lo que se considera de cortesía o no) y otras actividades culturales?

Por ejemplo, en algunos países, un director pierde el respeto si no mantiene una distancia y una función adecuadas con los subordinados. Estos jefes no aceptarían tomar decisiones compartidas, especialmente respecto a determinadas cuestiones.

Otra cuestión esencial es el tiempo y las horas de trabajo previstas. Si dispone de un miembro del equipo en Asia y otro en Alemania, ¿cuándo es posible establecer una conferencia telefónica de modo que ni el uno ni el otro deban permanecer despiertos hasta altas horas de la noche?

Las previsiones de trabajo durante los fines de semana o las vacaciones también pueden variar. Se deben estudiar y debatir cuidadosamente para el beneficio del equipo.

¿Cómo reunir un equipo virtual?

1) Defina el propósito

El mejor sistema para predecir el éxito del equipo virtual es la claridad de su objetivo y el proceso de participación mediante el cual el grupo lo consigue. El equipo virtual requiere claridad y enfoque. Para crear un enfoque y comunicarlo, siga los mismos pasos que cualquier líder.

2) Elija el equipo virtual

Emplee los criterios que utilizaría para seleccionar los miembros de cualquier equipo. Pero además busque miembros que tengan un alto grado de auto disciplina y motivación. El miembro del equipo será responsable de seguir el plan previsto y solicitar ayuda cuando sea necesario. Un equipo virtual no es el lugar adecuado para personas que necesitan una gran cantidad de supervisión.

3) Elija gente abierta a nuevas tecnologías

Los miembros pueden necesitar aprender nuevas tecnologías que permitirán a todos los integrantes del equipo conectarse y comunicarse entre ellos.

4) Elija gente con aptitudes comunicativas

Los miembros del equipo deben ser capaces de escribir correctamente y hablar con fluidez por teléfono.

Jessica Lipnack y Jeffrey Stamps, Codirectores de virtualteams.com, una firma con sede en Boston que desarrolla productos y ofrece servicios de trabajo virtual. Han implementado sistemas de equipos virtuales en Apple, AT&T, BankBoston, General Electric, Hewlett-Packard, Intel y Royal Dutch/Shell entre otras corporaciones globales.
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